Factura electrónica obligatoria: fechas y cómo preparar a tus clientes

Asesorías·◷ 10 min de lectura·Publicado 12 Nov 2026·Actualizado 12 Nov 2026·Por David González

Durante años la fecha dependía de una orden ministerial que no llegaba. Ya llegó: la Orden HAC/1028/2026 se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente. Desde ese día corren los plazos de 12, 24 y 36 meses del Real Decreto 238/2026. Este es el calendario completo:

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Son tres normas encadenadas, y las fechas solo se conocen ahora porque dependían de la última:

1. La Ley 18/2022, Crea y Crece, que en su artículo 12 obliga a facturar electrónicamente entre empresarios y profesionales.
2. El Real Decreto 238/2026, publicado el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril, que fija cómo: formato, plataformas, estados de la factura y plazos de 12, 24 y 36 meses desde la orden.
3. La Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de la AEAT. Su entrada en vigor, el 6 de octubre de 2026, es el día cero de todos los plazos.

Para tus clientes, eso deja 12 meses a los grandes, 24 meses al resto y 36 meses a los autónomos para la parte de los estados. Parece mucho, pero es un cambio de programa y de proceso en cada cliente, y los despachos ya vieron con Verifactu lo que pasa cuando se deja para el final: el 56,6 % tenía adaptada, como mucho, a la mitad de sus clientes al llegar el aplazamiento (Barómetro de la Asesoría 2026, p. 80).

¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?

• A todas las empresas y profesionales que facturan a otras empresas o profesionales. Sociedades, autónomos y entidades en atribución de rentas, sea cual sea su tamaño. Lo que cambia con el tamaño es la fecha.
• No a las facturas a consumidores. La venta a un particular no entra en esta obligación.
• No a las facturas a la Administración, que ya son electrónicas desde 2015 y siguen su propio canal.
• A emitir y a recibir. Un cliente que solo compra a empresas también tiene que poder recibir facturas electrónicas de sus proveedores y comunicar sus estados.

El último punto es el que más se olvida. Un autónomo que factura 40.000 € al año a particulares quizá no emita ninguna factura electrónica, pero sus proveedores sí se las mandarán así desde octubre de 2027, si facturan más de 8.000.000 €.

Vía pública o plataforma privada: cómo se envía

Cada empresa puede emitir y recibir por la solución pública de la AEAT, por una plataforma privada o combinando las dos. La sintaxis de referencia es UBL, que cumple la norma europea EN 16931. Si la factura se emite por una plataforma privada, el sistema tiene que mandar al mismo tiempo una copia fiel en UBL a la solución pública: la AEAT ve todas las facturas, vayan por donde vayan.

Es la decisión que más despachos tienen pendiente. El 36,9 % aún no ha decidido por qué vía intercambiará las facturas, y el 33,4 % conectaría su software con la solución pública, frente al 9,2 % de 2025 (Barómetro, p. 83). Que la vía pública pase del 9,2 % al 33,4 % en un año puede indicar que la gratuidad pesa, sobre todo en carteras de autónomos y micropymes.

Los estados de la factura: el cambio que más se olvida

Emitir en otro formato es la parte fácil. Lo nuevo de verdad es que quien recibe la factura tiene que informar al emisor de si la acepta o la rechaza comercialmente, con su fecha, y de cuándo la ha pagado entera. Además, debe comunicar a la solución pública el pago completo, la fecha de pago y la de vencimiento. En la práctica, la AEAT sabrá cuántos días tarda cada empresa en pagar a sus proveedores.

Eso conecta la factura electrónica con la Ley 3/2004 de morosidad, que fija un máximo de 60 días para pagar entre empresas. Para un cliente que paga a 90 días, un 50 % por encima del máximo, el problema deja de ser un dato interno. Si quieres explicarle cómo se mide, lo contamos en periodo medio de cobro y de pago.

¿Cuándo le toca a cada cliente?

Pon el volumen de operaciones del año anterior y el tipo de cliente. La calculadora te dice sus dos fechas y cuántos días le quedan desde hoy.

Qué preguntar a cada cliente este año

El 48,2 % de los despachos cree que la mayoría de las empresas no está preparada para los cambios en facturación (p. 85), y el 67,2 % lo atribuye a su baja digitalización de partida (p. 86). Por eso la pregunta no es «¿estás preparado?», sino estas seis, que puedes mandar tal cual:

1. ¿Cuál fue tu volumen de operaciones el año pasado, por encima o por debajo de 8.000.000 €?
2. ¿Con qué programa facturas hoy, y tu proveedor ha confirmado que emitirá factura electrónica?
3. ¿Cuántas facturas emites y recibes al mes, más o menos?
4. ¿Tus clientes son empresas, particulares o los dos?
5. ¿Algún proveedor grande te ha avisado de que te mandará factura electrónica?
6. ¿Quién de tu empresa aceptará o rechazará las facturas y comunicará los pagos?

Con esas respuestas, la cartera se ordena sola. En una cartera de 150 clientes en la que 2 superan los 8.000.000 €, son 2 clientes con 12 meses de plazo y 148 con 24 meses, el 98,7 % de la cartera. El orden: los grandes primero, los que reciben de grandes proveedores después, y los que facturan solo a particulares, con un aviso corto. Si además están cambiando de programa por Verifactu, que elijan uno que haga las dos cosas: lo explicamos en Verifactu 2027 para asesorías.

Cómo lo organizas en Numio

Numio no emite ni recibe facturas electrónicas: lee la contabilidad y las facturas que ya están en el ERP del cliente (Holded, Odoo o a3innuva) o en su Excel, y no las modifica. Lo que te quita es el trabajo alrededor:

• Las respuestas, en el expediente. El cliente sube la confirmación de su proveedor desde su portal y la IA de Documentos la clasifica con su fecha y su ejercicio.
• Los plazos, junto al resto. El calendario fiscal junta los modelos de toda la cartera con su estado, presentado o pendiente, para que octubre de 2027 no te pille con el 303 del tercer trimestre a medias.
• Los cobros, ya medidos. Lo que le deben a cada cliente y cuánto tarda en cobrar sale de sus facturas. Con los estados de la factura electrónica, esa cifra la verá también la AEAT.

Errores al preparar la factura electrónica

• Pensar que un PDF por correo es factura electrónica. No lo es: tiene que ser un formato estructurado. El PDF solo acompaña, y solo a los grandes durante 12 meses.
• Preparar solo la emisión. Recibir y comunicar estados es igual de obligatorio, y es lo que más cambia el día a día.
• Confundirla con Verifactu. Verifactu regula el programa que factura; la factura electrónica, cómo viaja la factura. Son obligaciones distintas, aunque convenga resolverlas a la vez.
• Esperar a 2028 con los clientes pequeños. Desde octubre de 2027 recibirán facturas electrónicas de sus proveedores grandes.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria